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外贸跟单员应该怎样审查订单及流程?

 一、合同、订单的形式 
  在对外贸易中, 跟单员接到的订单形式没有特定的限制,常见的有以下几种形式:

  (一)合同

  出口合同根据草拟人的不同,有销货合同(Sales Contract)和购货合同(Purchase Contract),前者由卖方草拟,后者由买方草拟。合同内容一般包括三部分:合同首部、合同主体和合同尾部。

  (二)确认书

  确认书(confirmation)是合同的简化形式,对于异议、索赔、仲裁、不可抗力等一般条款都不会列入,使用第一人称语气。根据草拟方的不同,分别命名为售货确认书(Sales Confirmation)和购货确认书(Purchase Confirmation)。这种格式的合同,适用成交金额不大、批次较多的轻工日用品、小土特产品,或已有包销、代理等长期协议的交易。

  (三)协议书

  “协议书”或“协议”在法律上是“合同”的同义词。除非是“初步协议”(Preliminary Agreement)或“原则性协议”(Agreement in General),且协议内订明:“本协议属初步性质,正式合同有待进一步洽商后签订”(This agreement is of preliminary nature,a formal contract will be signed after further negotiation)或作出其他类似意义的声明,以明确该协议不属正式有效的合同性质。

  (四)备忘录

  备忘录也可作为书面合同的形式之一,但在跟单中较少使用。它在法律上对双方不具有约束力。

  (五)意向书

  意向书只是双方当事人为了达成某项协议所作出的一种意愿的表示(Expression of Intentions),它不是法律文件,对双方没有约束力。

  (六)订单和委托订购单

  订单(Order)是指由进口商或实际客户拟制的货物订购单。委托订购单(Indent)是指由代理商或佣金商拟制的代客购买货物的订购单。

  二、审查合同、订单

  审查合同(包括合同初稿)的内容主要包括货物的名称、质量、数量、单价、交货期限、交货方式、付款方式及包装等要求。

  (一)审查货物名称(Name of Commodity)

  跟单员 在审查货物的品名条款时,应注意下列事项:

  1.内容是否明确、具体,避免空泛、笼统的规定。

  2.该货物是否是企业能够供应且买方需要的商品,凡做不到或不必要的描述性的词句都不应列人品名条款。

  3.是否使用国际上通用的名称,若使用地方性的名称,交易双方是否事先就其含义达成共识。某些新商品的定名及其译名是否准确、易懂,并符合国际上的习惯称呼。

  4.是否选用了合适的品名,以便减低关税、方便进出口和节省运费开支。

  (二)审查货物质量(Quality)要求

  货物质量的表示方法主要有以下几种:

  1.凭规格。规格是指用以反映货物质量的若干主要指标,如成分、含量、纯度、大小、长短、粗细等。

  2.凭等级。等级是指同一类货物,根据长期生产和贸易实践,按其品质差异、重量、成分、外观或效能等的不同,用文字、数码或符号所作的分类。“凭等级买卖”只需说明其级别,即可明确买卖货物的质量。

  3.凭标准。标准可分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准四种。

  4.凭牌号或商标。在国际市场上信誉良好、品质稳定,并为买方所熟悉的货物,可凭牌号或商标对外销售。牌号和商标是区分和识别货物质量的标志。所以,在凭牌号或商标的买卖中,即使在合同中不具体规定质量和规格,卖方在交货时仍必须按该牌号或商标所通常具有的质量交付货物,否则,不仅构成违约,而且做坏“牌子”。

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